Loading…
Tilbage

Hvidovre Kommune: Reform har banet vejen for forsøg med open source


I Hvidovre Kommune har socialforvaltningen og it-afdelingen etableret et fælles projekt om udvikling af et system til hændelsesregistrering på døgninstitutioner for børn og unge – et såkaldt dagbogssystem. Ansvaret for døgninstitutionerne har kommunen overtaget i forbindelse med strukturreformen, som dermed indirekte har været anledningen til, at kommunen har kastet sig ud i sit første forsøg med open source. Vurderingen i Hvidovre er, at det allerede nu er nødvendigt at høste de første erfaringer, fordi der i de kommende år vil komme mange flere open source løsninger i kommunerne.

1. januar 2007 overtog Hvidovre Kommune ansvaret for tre døgninstitutioner for børn og unge fra Københavns Amt. Institutionerne omfatter et behandlingshjem med skole og botilbud, et ungecenter samt et bofællesskab. Institutionerne er døgnbemandede med et stort personale. Derfor er der et stort behov for et system til håndtering af hændelsesbeskrivelser i relation til de børn og unge, som bruger institutionerne. Hændelsesbeskrivelserne bruges dels til overlevering mellem daghold og nathold, dels i forbindelse med den løbende evaluering af de enkelte brugere på institutionerne. ”I dagbogssystemet skal vi kunne registrere, hvad der er sket og selvfølgelig også hvilken bruger, det drejer sig om. Men det er lige så vigtigt, at vi af hensyn til persondataloven har en forpligtelse til at logge hvilken ansat, der har rapporteret hændelsen”, fortæller projektleder Jens Birkedal fra Socialforvaltningen i Hvidovre Kommune.


Et oplagt projekt til forsøg med open source
Hvidovre Kommune stod – som de andre kommuner i Københavns Amt – over for en beslutning om, hvorvidt de i forbindelse med overtagelsen af de amtslige institutioner også skulle vælge at blive brugere på et større specialudviklet amtsligt fagsystem, der udover dagbogsfunktionen også indeholdt moduler til økonomistyring, egenbetaling fra brugere og øvrige journaloplysninger.

”For de kommuner, der overtog 10, 15 eller 20 institutioner og op mod 1500 nye medarbejdere var der ikke rigtig noget valg, men vi fik kun tre institutioner og knap 120 medarbejdere. Det har gjort det til en mere åben beslutning, hvor vi i første omgang ikke er gået med på det eksisterende system. Nu står vi så med en konkret udfordring omkring etablering af et dagbogssystem til to af institutionerne, hvilket alt andet lige må betegnes som en lille og overskueligt udviklingsopgave”, fortsætter Jens Birkedal.

I kommunens it-afdeling ser man frem til et relativt kort udviklingsforløb, hvor tidshorisonten måles i måneder snarere end år. Projektforløbet baseres på agile udviklingsmetoder og brydes ned i 14-dages intervaller bygget op omkring konkrete milepæle som eksempelvis færdiggørelse af projektbeskrivelse, foreløbig funktionalitetsbeskrivelse og pilotversion. Løbende kontakt mellem udviklere og de praktikere, der skal anvende systemet, bliver en integreret del af hvert 14-dages interval.

”Det er på mange måder en perfekt test-case for brug af open source hos os. Der er ingen tvivl om, at open source er noget, vi på sigt vil se meget mere til i kommunerne. Derfor er det vigtigt allerede nu at få nogle erfaringer med området og på den måde signalere vilje til forandring”, fortæller Jørgen Eriksen, it-chef i Hvidovre Kommune.

En ny strategi for kompetencer og systemvedligeholdelse?
Projektet har allerede kastet Hvidovre Kommune ud i en række overvejelser om valg af leverandør, kompetenceopbygning og den fremtidige strategi for systemvedligeholdelse. Kommunens eksisterende it-systemer er i overvejende grad baseret på en Microsoft-platform. Udviklingsmiljø og leverandører omkring open source har derfor været ukendt landskab for kommunens it-afdeling. På grund af opgavens lille omfang har det været muligt for kommunen simpelthen at spørge sig for i netværket og på den måde få kontakt til potentielle leverandører. Men mødet med ukendt land har samtidig givet anledning til en række spørgsmål i kommunens it-afdeling.

”Vi er da meget bevidst om, at vi står over for ukendt land. Og så er spørgsmålet, hvilke værktøjer bruger man her? Hvor mange ressourcer skal vi bruge på at opbygge de fornødne kompetencer? Og på bare at holde os orienteret om udviklingen på dette felt. Jeg mener, vi har en forpligtelse her, og vi sørger af samme grund for at holde løbende kontakt med eksempelvis CBS og ITU”, fortæller Jørgen Eriksen. ”Det at løsningen bygger på open source giver til gengæld en helt anden fleksibilitet omkring videreudvikling og vedligeholdelse. I det lys er spørgsmålet, om vi rent faktisk kan køre uden en aftale om vedligeholdelse. Det har vi aldrig prøvet før, men da det er et lille system, er det en model, som er værd at afprøve her. Altså, vi betaler et engangsbeløb for udvikling og implementering nu – og så har vi ikke nogen omkostninger på systemet, før der opstår et nyt behov, som vi kan samle op og tage med den oprindelige leverandør – eller med en anden”.


De juridiske barrierer
Rent juridisk har projektet også givet anledning til en række licensmæssige og kontraktuelle spørgsmål i kommunen. Her er man nervøs for, at der kan opstå sager om erstatningspligt, hvis der opstår fejl i sagsbehandlingen hos andre kommuner, som benytter sig af det system, Hvidovre har udviklet og stillet til rådighed. Samtidig har de gængse kontrakter til brug for it-anskaffelser vist sig at være mangelfulde, når det gælder anskaffelser af open source løsninger. ”Vi er som myndighed ikke alene om disse udfordringer, og der er på begge områder behov for klar viden og en fælles praksis. Her er der afgjort en stor rolle at spille for en central aktør som for eksempel IT- og Telestyrelsens Videnscenter”, siger Jørgen Eriksen.